共通システムリプレース2020
現在、本学で利用している共通システム（認証サービス、メールサービス、ファイル共有サービス等）が2020年8月末で使用期限を迎えるにあたり、8月中旬にシステムリプレース（新しいシステムへの移行）を予定しています。
本Webサイトでは、今回行われるシステムリプレースについての情報を配信します。
新しい情報は順次このサイトでお知らせしますので、ご確認をお願いします。
リプレース期間中、利用者の皆様にはご不便、ご迷惑をお掛けしますが、ご理解、ご協力のほどよろしくお願いします。
更新情報
2020/08/26
二段階認証の利用方法を更新しました。
2020/08/10
迷惑メールの判定処理が変更になりました。
2020/08/05
二段階認証の利用方法を更新しました。
2020/08/03
Outlook on the Web （OotW）でのパブリックフォルダーの閲覧方法を更新しました。
（※初期画面ではパブリックフォルダーが表示されていません）
2020/07/28
メールソフトの設定変更マニュアル （Mac メール）を更新しました。
2020/07/22
メールソフトの設定変更マニュアルを更新しました。
［移行スケジュールのあらまし］を更新しました。
［各ユーザーに対応をお願いすることーメールを利用しておられる教職員全てのユーザーの方］を更新しました。
2020/07/16
延期になっておりましたメールシステムの移行スケジュールが決定しました（7月25日（土）~7月28日（火））。
延期になっておりましたパブリックフォルダーの移行スケジュールが決定しました（7月31日（金）~8月2日（日））。
2020/06/26
メールシステムの移行、パブリックフォルダの移行は、移行にともなう不具合に対応するため当初お知らせしていた予定を延期することになりました。日程調整中ですので、決まり次第お知らせします。
2020/06/25
各ユーザーに対応をお願いすることに詳細情報を追記しました。
共通システムリプレース 対象サービス
- メール関連サービス@kwansei.ac.jp のメールおよび関連するサービス群を提供します。
（メーリングリストサービス、迷惑メール対策サービス） - 掲示板授業以外で使用するお知らせ情報用の掲示板システムとして、パブリックフォルダーを提供しています。
- ファイル共有サービスYドライブ、Mドライブ、Xドライブ等の共有ドライブを提供します。
- 個人用データ保管領域Zドライブ領域を提供していましたが、OneDriveのサービスを提供します。
- 認証関⻄学院システム利⽤IDを⽤いて様々なサービスを利⽤できるようにします。
9月より二段階認証のサービスを提供します。 - 情報システムWebサービスパスワード変更・メール転送設定、別名アドレス（旧 ニックネーム）設定等をWeb上で簡単に⾏える仕組みを提供します。2021年2月頃にこのサービスからの転送設定サービスは廃止致します。
- 学院内SNS/Web会議Teamsのサービスを提供します。（現在の機能制限を一部解除します）
共通システムリプレースの流れ
| サービス名 |
メール関連 ※学生は現行サービス提供 | 掲示板 （パブリックフォルダー） |
| |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 6月 | 下旬 |
現行サービス提供
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現行サービス提供 | 現行サービス提供 | ||||
| 7月 | 上旬 | |||||||
| 中旬 | ||||||||
| 下旬 |
移行期間（7/25-28） 迷惑メール判定処理の変更（8/10） 持ち込みPC等からの |
移行期間（7/31-8/2） |
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| 8月 | 上旬 | |||||||
| 中旬 |
移行期間 詳細は後⽇案内 |
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| 下旬 | 新サービス提供 | |||||||
| 9月 | 上旬 | |||||||
移行スケジュールのあらまし（作業の都合等により変更になる場合があります。）
7月25日（土）0:00～7月28日（火）：教職員メールシステムを移行します。
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メールシステムがクラウドサービスに移行し、メールボックスの保存容量が現行の5GBから100GBに、送受信できる1メールあたりの容量が10MBから35MBに拡大します。
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現在はメールソフト（Outlook、Thunderbirdなど）の利用は学院内だけに限定されていますが、学院外からも利用可能になります。
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移行作業中、ユーザー毎に30分程度メールサーバーにアクセスできなくなる状態になりますが、前後の時間帯は利用可能です。移行作業中も、サーバーへのメール受信は継続していますので、受信漏れは発生しません。ただし、作業開始後、全ユーザーの移行が完了するまでは、メールの自動転送が停止しますので、7月29日（水）以降メールシステム移行後に、自動転送先だけでなく、学院のメールボックスにアクセスし、自動転送されていないメールが無いかを必ず確認してください。
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移行作業中にメールの転送設定が一時的に無効になり、転送が行われません。7月25日～7月28日の間 メール移行期間の受信メールはOWA等で直接本学のメールボックスを確認してください。
-
現在、OWA（Webメール）以外の方法でメールを利用しておられる場合、移行後にメールソフトの設定変更が必要になります。
- 移行後に、OWA（Webメール）やメールソフトでメールを利用できなくなった場合は、情報システムWebサービスに用意した新Webメールのアイコンをクリックし、新Webメールを利用してください。
- 現行の共通システムでは、メールの自動転送先を3カ所まで設定することが可能ですが、新共通システムでは、セキュリティ向上を考慮した導入システム（マイクロソフト社）の仕様として、自動転送先の設定が1カ所に限られます。メール転送先を2カ所以上設定されている場合は、8月10日までの間に 転送先を1カ所に変更いただく必要があります。変更されない場合、もっとも上位に設定されている転送先だけが新共通システムに移行され、それ以外の設定先には、8月11日以降、メールが自動転送されなくなります。現在のメール転送設定の確認方法や変更手順については下記「メールの自動転送先を複数している場合 自動転送先を1カ所に変更するための準備作業」をご確認ください
- 現在、OWAの「メールの整理」機能を使って、メールを外部のメールシステムに自動振り分けしておられる場合、メールシステム移行後は、外部への自動振り分け処理ができなくなりますので、ご承知おきください。
- なお、学部長会（2020年２月28日）において、教学Webからのお知らせメール不着防止とセキュリティ向上のため、学院システムにおいてメール自動転送機能の取り扱いを禁止することが了承されており、経過措置を経て2021年1月末を目途に自動転送機能を停止する予定です。今回の移行と変更は、当面の経過措置となります。
7月31日（金）18:00～8月2日（日）：パブリックフォルダーを移行します。
- 移行期間中（7月31日～8月2日）は、パブリックフォルダーの閲覧・書き込みができなくなります。
- メールシステム移行後、パブリックフォルダーの移行が完了するまで（7月25日～8月2日）、OWAから閲覧できなくなりますが、学院内からであれば上記のうち7月31日～8月2日パブリックフォルダーの移行期間以外はOutlookから、閲覧・書き込みが可能です。
- 移行作業後、パブリックフォルダの既読の情報がリセットされる（既読が未読になる）場合があります。
8月15日（土）～17日（月）：法定検査のため全学停電
- この期間は、学院の情報システムの利用ができなくなります。
- ただし、7月にメールシステムを移行するため、昨年度までとは異なり、停電期間中もメールの確認、送受信が行えます。
8月18日（火）～：順次新共通システムを稼働します。
- 9月1日～：ご自宅など学院外から学院の情報システムを利用される際、セキュリティ向上のため二段階認証方式を導入しますので、従来のID/パスワードに加えワンタイムパスワードの入力が必要になります。ワンタイムパスワードの受け取りにはスマートフォンアプリやメールを利用します。（アプリのインストールや登録等が必要になります。）
- 2021年2月1日～：新共通システムでは、個人用データの保存領域として4月に先行してサービス提供を開始したOneDrive（保存可容量1,000GB）をご利用頂くことになります。それにともないZドライブの容量を2GBに変更します。Zドライブに2GB以上のデータを保存しておられる場合、データは保持・移行されますが、システム移行後に学院内のPCにログオンする際、PCの設定変更ができない、ファイルの追加保存ができない等の現象が起きますので、事前にデータの整理や転送のお願いをさせていただきます。
各ユーザーに対応をお願いすること
以下について、具体的な対応方法などをメールで複数回お知らせします。
教職員ユーザー対象
OWA（Webメール）以外の方法でメールを利用している場合 メールソフトの設定変更
メールソフトの設定情報の変更について （サーバー設定情報など）
English version : Email Software Settings
メールソフトの設定変更マニュアル（Japnese only）
- メールシステム移行後にメールソフトの設定変更（メールシステム移行後）を行ってください。移行前に設定されると移行前のメールが利用できなくなります。
- 7月25日（土）0:00 から7月28日（火）までのメールシステム移行後に、OWA(Webメール)以外の方法で新メールサーバーに接続するためには、メールシステム移行後にメールソフトの設定を変更する必要があります。
- メールシステム移行後に、メールソフトでメールを利用できなくなった場合は、情報システムWebサービスに用意した新Webメールのアイコンをクリックし、新Webメールを利用してください。
教職員ユーザー対象 学生ユーザー対象 その他のユーザー対象
メールの自動転送先を複数している場合 自動転送先を1カ所に変更するための準備作業（8月10日まで）
メール転送設定の確認及び変更マニュアル
English version : Checking and Changing Email Forwarding Settings
- メールの自動転送先を2箇所以上設定している場合は、１箇所にするよう設定変更を行ってください。
- 変更されない場合、もっとも上位に設定されている転送先だけが新共通システムに以降され、それ以外の設定先には、8月18日以降メールが転送されなくなります。
教職員ユーザー対象
メールを利用しておられる教職員全てのユーザーの方
※ メールシステム移行時の対応をご予定ください。
- メールシステムの移行は、7月25日（土）0:00 から7月28日の間に、ユーザーをいくつかのグループに分け順次進めて行きます。ユーザーによって移行するメールの量などが異なるため移行作業の進捗は一定ではなく、どの時間帯に移行されるかを予めお知らせすることはできません。
- ユーザー毎の移行作業は、おおむね30分程度を要する見込みで、この間は、ユーザーからのメール利用ができなくなります（システムへのメール受信は継続しています）。
- 移行作業を行っている概ね30分間以外の時間帯は、システム移行期間であっても、メールを利用いただけますが、OWA(Webメール)以外の方法でメールシステムを利用しておられる場合は、システム移行後にメールソフトの設定変更が必要になります。
- 7月25日0:00から7月28日の間メールシステムの移行期間で、メールサーバーへの接続ができなかった場合（システム側からのお知らせ表示などはありません）は、移行作業を行っているとご理解ください（システム側からのお知らせ表示などはありません）。しばらく時間をあけてから再接続すると繋がります。
移行作業後、情報システムWebサービスの「メール」ボタン（下図 A）をクリックした場合、「最適なパフォーマンスでこのメールボックスを開くには、以下のリンクを使用してください。」というメッセージとともに新しいリンクが表示されますので、クリックして新OWA（Webメール）からメールにアクセスしてください〔画面下部に用意した新OWA（Webメール）のアイコンをクリックしてもアクセスできます（下図B）〕。
教職員ユーザー対象
二段階認証の事前準備（アプリのインストールや登録等）（9月1日から）
二段階認証の概要についてはこちらをご覧ください。
English version : The Necessity of Two-Step Authentication
- 2020年9月1日(火)より、教職員が学院外から学院システムを利用される場合は、二段階認証が必須となります（学院内ではこれまでどおりです）。
2020年9⽉1⽇以降の学外から情報システムWeb サービスの利⽤について
English version : Regarding the Use of the Information System Web Service (from off-campus) from September 1st, 2020 - 教職員のみなさまが、学院外（ご自宅や他校など）から、学院の情報システムにアクセスされる場合はセキュリティ向上のため二つ目のパスワードが必要になります。
- このサービスを利用いただくためには、9月1日以降に、各ユーザーで設定をおこなっていただく必要があります。設定方法については、ユーザーズガイド：二段階認証のページに掲載しています。
English version : Setting Up Two-step Authentication
教職員ユーザー対象 学生ユーザー対象
Zドライブ内のデータの整理。OneDrive等へのデータの移動（8月10日2021年1月末まで）
※2021年1月末（予定）を目途に、Zドライブの保存容量を2GBに変更します。
それまでの間は、経過措置として現行通りの運用を行いますので、Zドライブ保存データのOneDrive等への移動もしくは不要データ削除を行ってください。
- 新共通システムでは、各ユーザーのデータ保存場所が、Zドライブから大容量（1TB）のOneDrive（クラウド型ストレージ）に変更されます。
- これまで利用いただいてきたZドライブは、主に各ユーザーのシステム設定情報などを保存するための場所として、容量が2GBに変更されますので、現在多くのデータをZドライブに保存しておられる場合は、相当量の領域を解放していただく必要があります。
- この作業は、各ユーザーに学院内のパソコンもしくはリモートPCを利用して行っていただくことになりますが、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、作業に支障が生じる可能性も考えられますので、2021年1月末まで経過措置期間として現行の環境を維持します。
- この間に、Zドライブに保存されているデータを、新たに各ユーザーのデータ保存場所となるOneDrive、もしくは外付けのハードディスクやUSBメモリーなどへ移動いただくか、不要データの削除を行ってください。
システム移行に向けたお知らせとサポート
- 影響を受ける全教職員宛に、6月上旬、6月中旬、6月下旬、7月上旬、メールシステム移行の数日前、8月初めに移行に関するアナウンスと情報提供をメール送信する予定です。
- 関係会議等でも周知を要請します。
- システム移行に関するサポートと情報提供を、本Webサイトやメール等で行います。